技术将人们聚集在一起，使世界变得更小。但是，在这样做的过程中，技术已经扩展了私人空间以及可以与大众共享哪些个人信息的限制。有许多法律、法规和指导方针管理背景筛查行业。这些规则旨在保护候选人的个人信息用于申请和背景筛选期间。为了尊重申请人和员工的权利，组织应该了解他们的义务，并制定考虑到他们的特殊需求、风险承受能力和法律义务的背景调查政策。
符合背景筛查政策的最佳实践
制定并遵循促进工作场所一致性和合规性的政策和程序非常重要。记录贵公司请求、接收和评估背景调查的流程将大大提高您向个人和监管机构成功捍卫您的计划的机会。观火背调 创建了加拿大背景筛查政策注意事项清单，以帮助组织制定合规的背景筛查政策。
请记住，下面列出的清单和最佳实践并非一刀切的解决方案，而是旨在提供一个起点，以确保适当考虑法律以及申请人和员工的权利和期望。对于企业而言，在咨询法律顾问的情况下制定满足其业务需求的书面背景筛选政策至关重要。
请注意： 观火背调 不是律师事务所，所提供的任何材料或意见仅供参考，不构成法律建议。请咨询您的法律顾问以获取有关您特定情况的建议。
该职位需要什么信息
隐私法通常将个人信息的收集限制在合理的人认为在这种情况下必要的范围内。一旦确定了必要的信息，背景调查提供者可以帮助找出如何获取这些信息。每个职位或职位类别都有不同的风险状况。一些员工可能可以直接使用现金或有价值的资产；有些人可能会在公众面前高调曝光，而另一些人将成为组织对客户的日常形象。此外，每个职位可能有特定的职业要求。如果该职位需要一定程度的教育，则应验证该教育。一旦确定了每个职位的风险状况，所需的检查类型就可以记录在政策中。
为招聘决策制定指导方针，但要根据自己的优点分析每个案例
组织应准备根据背景调查结果进行审查并做出决定。对于每个职位或职位类别，可能会自动忽略某些类型的可能贬义的信息，例如超过特定年数的信息。然后，应制定评估其他信息的步骤，包括向申请人提出问题以澄清情况。
提出要约后启动敏感的背景调查
隐私和人权问题与背景调查的时间有关。在收集犯罪记录或信用记录等敏感信息时，如果无意雇用人员，则可能难以证明从人员那里收集这些信息是合理的。此外，任何可能导致非法歧视的背景调查最好仅在提出要约后进行，以避免在申请人因其他原因最终未被聘用时出现歧视。可以在几乎没有风险的情况下在提供要约之前进行隐私侵犯性较小且歧视风险较小的检查，例如推荐信或教育和就业验证。
透明地进行背景调查
尽早通知组织有意收集个人信息至关重要，这样可能有问题或对背景调查感到不舒服的申请人可以在此过程中尽早讨论他们的担忧并考虑他们的选择。同意书通常会解释如何使用申请人的个人信息来完成背景调查；然而，他们可能并不总是告诉申请人一旦完成结果将如何处理。组织应向申请人准确解释将订购哪些支票、这些支票的理由以及如何做出决定。这有助于遵守隐私法关于隐私实践的充分通知和公开的要求，并可能让不舒服的申请人放心。有耐心，愿意回答问题，
避免使用候选人提供的文件
申请人提供的文件存在两个潜在问题：一是可能被修改或伪造；其次，他们可能有太多关于他们的信息。例如，如果要求申请人提供就业证明，他或她可能会提供工资单或税表，其中包含的个人信息多于验证就业所需的个人信息。如果申请人被要求从当地警方获得警方检查，另外可能会提供不必要的细节。一些警察部门会提供各种警察信息的完整说明，包括投诉、证人报告或心理健康干预措施——这些都可能与职位无关。
让候选人有时间审查结果和争议的准确性
背景调查并不完美。人类不可避免地会犯错误，即使是最好的数据库也包含错误。当组织不打算根据背景调查进行雇用时，应根据其居住省的消费者报告法规定的要求，让申请人知道。如果有错误，申请人将能够跟进来源进行纠正。
未经同意，请勿重复使用背景调查信息
作为背景筛选过程的一部分获得的信息仅用于该目的。隐私法要求个人信息仅用于收集目的或兼容目的。
